Sommatiebrief

We gaan als voorbeeld uit van open vraag 1 uit het tentamen van 26 november 2015.

De casus:

Meijer en Petersen zijn buren. Zij wonen in belendende panden aan het Rapenburg in het historische centrum van Leiden. De panden worden gescheiden door een smalle brandgang die aan Meijer in eigendom toebehoort. De brandgang is door Petersen en zijn rechtsvoorganger steeds gebruikt om op het plaatsje achter het huis te komen. De verhouding tussen beide buren is niet innig, maar ook niet slecht. Dat verandert op het moment dat Petersen aan Meijer zijn plannen kenbaar maakt om zijn huis met twee verdiepingen ‘op te toppen’. Meijer en diens echtgenote met wie hij de woning bewoont, zijn zeer verontwaardigd door de reeds uitgewerkte plannen, waarvan zij menen dat deze ernstig afbreuk doen aan de lichtinval op hun dakterras aan de achterzijde en die bovendien zullen leiden tot een beklemmende sfeer door ernstige ‘verkokering’. Zij zijn ook bijzonder geërgerd door het feit dat hun niets is gevraagd.

Via zijn rechtsbijstandsverzekering komt Meijer bij u. Hij verzoekt u een stokje voor de uitvoering van de plannen van Petersen te steken. Naar verwachting wordt de omgevingsvergunning verleend binnen een week of drie na het verzoek aan u om rechtsbijstand. Meijer wil ook een einde maken aan het gebruik door Petersen van ‘zijn brandgang’ door het stallen van fietsen; “dat moest ook maar eens afgelopen zijn”.

De vraag:

U hebt de zaak net binnen gekregen en Meijer aangehoord. U besluit om Petersen zo snel mogelijk aan te spreken op het mogelijk onrechtmatige gebruik van de brandgang.

Stel namens Meijer de passage op waarmee u in een brief aan Petersen het – mogelijk – illegale gebruik van de gang aan de orde stelt en waarin u alle mededelingen doet die voor een dergelijke brief van een advocaat namens zijn cliënt noodzakelijk zijn.

Hoe bouw je je antwoord op?

Zoals meestal bij de open vragen, moet je eerste reflex zijn: kort de relevante feiten weergeven. Dat is hier:

1. De brandgang is het eigendom van Meijer.
2. Het gebruik van de brandgang is onrechtmatig.

Wat punt 2 betreft: wees hier niet te wijdlopig. Geen dingen in de casus ‘in-lezen’ die er niet letterlijk staan. Dus niet: “voor het gebruik van de brandgang is nimmer toestemming gegeven”. In werkelijkheid zou je dat uiteraard wél doen. Maar niet op deze tentamens. In geval van twijfel geldt (nagenoeg) altijd de vuistregel: niet hineininterpretieren. Staat het er niet, dan is het niet zo. Niet jouw praktijkervaring als advocaat bepaalt de werkelijkheid; de casus bepaalt de werkelijkheid. En aangezien we nergens iets lezen over “toestemming” weten we dat simpelweg niet.

Dus beter niet noemen. Neem geen risico. Hineininterpretieren is sowieso een slechte gewoonte bij de tentamens van de Beroepsopleiding Advocaten. De casus definieert de werkelijkheid, onthoud dat steeds.

Vervolgens, na deze korte weergave van de feiten, moet je sommatiebrief de volgende elementen bevatten:

• sommeren om het onrechtmatige gebruik van de brandgang “te staken en gestaakt te houden” (houd die formulering maar aan, dan zit je veilig);
• indien hieraan geen gehoor wordt gegeven, zal je overgaan tot het treffen van rechtsmaatregelen;
• alle kosten in en buiten rechte zullen alsdan op de wederpartij worden verhaald.

En, let op: dreig onder geen beding ooit met een dwangsom in een sommatiebrief. Daarvoor heb je immers een executoriale titel nodig. Een dreigement met een dwangsom zal je dus nooit kunnen waarmaken, en ga er maar van uit dat het om die reden wordt foutgerekend.

We leggen deze toelichting nu langs het antwoordmodel bij dit tentamen ter controle.

Het antwoordmodel:

Bij de beoordeling van de door u opgestelde passage wordt gelet op zowel de inhoud als de vorm. Wat betreft de inhoud moet de passage de noodzakelijke elementen hebben die voor een aanzegging/sommatie van belang zijn. Aangeven dat de gang eigendom is van Meijer. In dit geval dient u duidelijk het vermeend onrechtmatige gebruik te omschrijven. U dient duidelijk te sommeren daarmee te stoppen en aan te kondigen dat u over zult gaan tot rechtsmaatregelen, indien aan de sommatie geen gehoor wordt gegeven. Wat betreft de vorm is het noodzakelijk dat de brief in correct Nederlands geschreven is en goed is te volgen. Het moet duidelijk zijn voor de ontvanger wat hem wordt medegedeeld en wat er van hem wordt verwacht. Het noemen van elementen die niet juist zijn of niet ter zake doen, wordt aangerekend. Indien bijvoorbeeld wordt gesommeerd ‘op straffe van een dwangsom/boete’, wordt dat aangerekend als fout, omdat dit niet mogelijk is. Aanzeggen aansprakelijkheid voor schade is mogelijk, maar niet vereist.

N.B.: niet opleggen van dwangsom!

Wat kunnen we verder afleiden uit dit antwoordmodel?

Om te beginnen gaat het om een brief. Dat betekent dat je begint met “Geachte heer Petersen”. Onze ervaring is dat veel advocaat-stagiairs hierop afknappen. “Meen je dit serieus?” Jazeker, wij menen het serieus. Begin met “Geachte heer Petersen” en sluit af met “Hoogachtend”.

Voor de rest is de vorm in zoverre belangrijk dat het begrijpelijk proza moet zijn. Begrijpelijk proza wil zeggen: begrijpelijk, en niets meer dan dat. Besteed dan ook verder niet teveel aandacht aan de vorm. Als je deze tip in gedachten houdt, scheelt je dat meerdere minuten op je tentamen die je wel nuttiger kunt besteden. Steek hier dus niet teveel cognitieve energie in. Het moet “goed genoeg” zijn, er staat nergens “perfect”.

Wat als het gaat om een sommatie tot nakoming?

Stel een redelijke termijn vast voor nakoming. In de meeste gevallen zit je veilig met een termijn van 14 dagen na dagtekening. Controleer wel even of dat inderdaad ook in casu redelijk lijkt.

Gaat het om een geldbedrag, stel dan als eis dat het bedrag binnen 14 dagen na dagtekening verifieerbaar op de bankrekening van jouw cliënt moet zijn bijgeschreven.

Vergeet niet dat je nu de facto een ingebrekestelling aan het schrijven bent. Vermeld dat!

Kondig aan dat mocht het bedrag of de prestatie niet tijdig zijn ontvangen, je de wederpartij in gebreke stelt en hij/zij alsdan in verzuim komt te verkeren, waarbij je je het recht voorbehoudt om hem, zonder verdere aankondiging, “alsdan in rechte te betrekken”.

In dat laatste geval zeg je de wederpartij dan de wettelijke (handels)rente aan over het openstaande bedrag, vanaf de dag van verzuim tot aan de dag van integrale betaling. Controleer voor de zekerheid of de wettelijke rente (art. 6:119 BW) of de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) mag worden gevorderd. Het verschil is significant! De wettelijke rente ligt meestal zo rond de 2%, de wettelijke handelsrente rond de 8%.

Hoe weet je of je de wettelijke rente of de wettelijke handelsrente moet vragen?

Het Hof van Justitie van de EU heeft bepaald dat de wettelijke handelsrente wordt gebruikt bij:

“iedere transactie tussen ondernemingen of tussen ondernemingen en overheidsinstanties die leidt tot het leveren van goederen of het verrichten van diensten tegen vergoeding.”

Je stelt jezelf dus drie vragen:

1. Gaat het om een business to business transactie? (NB: ook een zzp’er drijft een onderneming!)
2. Gaat het om goederen of diensten?
3. Tegen vergoeding (dus anders dan om niet)?

Is het antwoord op alle drie ‘ja’, kies je voor de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW). Anders kies je voor de wettelijke rente (art. 6:119 BW). In geval van twijfel, of als de vraag geen enkele aanleiding geeft om te veronderstellen dat het verschil belangrijk zou kunnen zijn, kun je kiezen voor een formulering tussen haakjes: “wettelijke (handels)rente”.

Kort stappenplan

1. Aanhef (“Geachte heer Petersen”)
2. Ik schrijf u in mijn hoedanigheid van advocaat van dhr. Meijer.
3. Korte weergave van de relevante feiten (“De brandgang is het eigendom van Meijer”).
4. Korte weergave van het verwijt (“Het gebruik dat u van de brandgang maakt, is onrechtmatig”).
5. Sommeren om te presteren, of om een handeling “te staken en gestaakt te houden”.
6. Indien het gaat om een prestatie (nakoming): stel een redelijke termijn (vaak is 14 dagen na dagtekening veilig) waarbinnen moet zijn gepresteerd, of als het om geld gaat: waarop het bedrag verifieerbaar op de bankrekening van jouw cliënt moet zijn bijgeschreven.
7. Indien het gaat om een prestatie (nakoming): mocht er nadien niet zijn gepresteerd of is het geld niet ontvangen, stel je de wederpartij hierbij in gebreke, komt de wederpartij alsdan in verzuim te verkeren en behoud jij je het recht voor om hem, zonder verdere aankondiging, in rechte te betrekken. Gaat het om een geldbedrag, dan is in dat geval jouw wederpartij de wettelijke (handels)rente verschuldigd, “vanaf de dag van verzuim tot aan de dag van integrale betaling”.
8. Gaat het om “staken en gestaakt houden”: “Indien u hieraan geen gehoor geeft, zal ik overgaan tot het treffen van rechtsmaatregelen.”
9. “Alle kosten in en buiten rechte zullen alsdan op u worden verhaald.”
10. “Hoogachtend”.
11. Geen dwangsom.