De EG Bewijsverordening
Als je een bewijshandeling wilt verrichten in het buitenland, en het gaat om een lidstaat van de EU maar niet Denemarken, gebruik je de EG Bewijsverordening (V.10 in de Kluwer). De ‘formele’ naam is Verordening EG 1206/2001, 28 mei 2001.
NB: Denemarken is uitgezonderd in onderdeel 22 van de preambule:
“Denemarken neemt, overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, niet deel aan de aanneming van deze verordening en deze verordening is derhalve niet verbindend voor, noch van toepassing in Denemarken.”
Er lijkt wat eenduidigheid te ontbreken in de manier waarop de EG Bewijsverordening wordt afgekort bij het verwijzen naar individuele artikelen. In deze blog houd ik de afkorting Bewijs-Vo aan.
Bij het lezen van de EG Bewijsverordening is het, net zoals op veel plaatsen, van belang om dat secuur en in beginsel grammaticaal te doen. Vanuit die invalshoek is het in feite niet zo moeilijk om de EG Bewijsverordening goed te begrijpen. Als je er vaker mee moet werken is het zeker zinvol om de volledige tekst van de EG Bewijsverordening tenminste één keer integraal te hebben gelezen. De onderstaande aanwijzingen kunnen daarbij behulpzaam zijn.
Verzoekende en aangezochte gerecht
In de eerste plaats is het belangrijk om steeds scherp op het onderscheid tussen het “verzoekende gerecht” en het “aangezochte gerecht” te letten. Als een Nederlandse rechter een verzoek doet aan Duitsland om in Duitsland een bewijshandeling te verrichten, is de Nederlandse rechter het verzoekende gerecht en de Duitse rechter het aangezochte gerecht.
Vormvoorschriften aan het verzoek (rogatoire commissie)
Art. 2 Bewijs-Vo is de basis, en beschrijft in lid 1 hoe het verzoekende gerecht een verzoek richt aan het aangezochte gerecht tot het verrichten van bewijshandelingen. NB: lees de tekst letterlijk. Het verzoek moet afkomstig zijn van het gerecht zelf en wordt dus niet gedaan door een van de procespartijen (c.q. hun advocaten). Zie vooral lid 1:
“Verzoeken uit hoofde van artikel 1, lid 1, onder a), hierna “verzoeken” te noemen, worden door het gerecht waarvoor de procedure reeds aanhangig of voorgenomen is, hierna “verzoekend gerecht” te noemen, rechtstreeks aan het bevoegde gerecht van een andere lidstaat, hierna het “aangezochte gerecht” te noemen, gezonden ter verrichting van handelingen tot het verkrijgen van bewijs.”
Voor wat betreft het verzoek, spreekt de EG Bewijsverordening niet in termen van een “rogatoire commissie” maar wordt eenvoudigweg de term “verzoek” aangehouden. De vormvoorschriften waaraan het verzoek in ieder geval dient te voldoen, worden in art. 4 Bewijs-Vo omschreven. Het verzoek wordt ingediend met gebruikmaking van een standaardformulier (art. 4 lid 1 Bewijs-Vo), ofwel (meestal) “formulier A” ofwel (soms) “formulier I”. De artikelen 5 t/m 9 geven een aantal voorschriften voor wat betreft de taal van het verzoek, de wijze van verzending. Art. 7 bepaalt o.m. dat er binnen zeven dagen een bewijs van ontvangst wordt gezonden aan het verzoekende gerecht. Daarvoor bestaat een standaardformulier “formulier B”.
Art. 8 lid 1 bepaalt wat er moet gebeuren bij een onvolledig verzoek (hiervoor bestaat een “formulier C”). Art. 8 lid 2 bepaalt dat indien er een deposito of voorschot moet worden overgemaakt (conform art. 18 lid 3) en daardoor het verzoek nu nog niet meteen kan worden uitgevoerd, er gebruik wordt gemaakt van datzelfde “formulier C” en vervolgens, na de correcte ontvangst van het deposito of voorschot, de ontvangst daarvan wordt bevestigd met “formulier D”. Tot slot geeft art. 9 regels over aanvullingen op onvolledige verzoeken.
Uitvoering van het verzoek (rogatoire commissie)
Voor wat betreft de uitvoering van het verzoek, bepaalt art. 10 lid 1 Bewijs-Vo dat dit onverwijld of in ieder geval binnen 90 dagen na ontvangst van het verzoek moet zijn gebeurd. De nationale regels van het aangezochte gerecht zijn van toepassing (art. 10 lid 2 Bewijs-Vo). Als de nationale regels dat toelaten, hebben de partijen en hun raadslieden het recht om aanwezig te zijn bij de bewijsverrichtingen (art. 11 Bewijs-Vo, met name lid 1). Is er bijvoorbeeld gevraagd om een getuigenverhoor in Duitsland, dan mogen partijen en hun advocaten aanwezig zijn indien en voor zover de Duitse nationale regels dat toelaten.
Een vergelijkbare regeling geldt voor vertegenwoordigers van het verzoekende gerecht, zoals bepaald in art. 12 Bewijs-Vo (ook weer met name lid 1). Wie die vertegenwoordigers zijn, staat in lid 2. De nationale wet van het verzoekende gerecht wordt daarin gevolgd. Het kan bijv. zijn dat ons nationale recht toelaat dat een gerechtelijk ambtenaar of een deskundige meegaat naar Duitsland om het getuigenverhoor bij te wonen. In dat geval wordt, om te bepalen wie aanwezig mogen zijn, ons recht gevolgd en niet dat van Duitsland. Een en ander wordt reeds van tevoren ingevuld op het “formulier A” dat met het indienen van het verzoek gepaard gaat.
Art. 13 Bewijs-Vo ziet op de situatie dat er dwangmaatregelen nodig zouden zijn om het bewijs waar het verzoek op ziet, te kunnen vergaren. Denk aan het in beslag nemen van een usb-stick of de administratie van een bedrijf, of het ‘met de openbare macht’ voorbrengen van een getuige die niet vrijwillig naar de rechtbank wil komen om te verklaren (zoals in ons nationale recht geregeld in art. 172 Rv). Uiteraard worden in een dergelijke situatie de nationale regels van het aangezochte gerecht gevolgd. Was dat anders, zou dat al snel in strijd zijn met de nationale soevereiniteit. Dit is overigens niet dezelfde situatie als die van art. 17 Bewijs-Vo (rechtstreekse bewijsverkrijging door het verzoekende gerecht). Art. 17 lid 2 Bewijs-Vo bepaalt namelijk dat het in die situatie uitsluitend mag gaan om handelingen die “vrijwillig en zonder dwangmaatregelen” kunnen worden uitgevoerd.
Art. 14 Bewijs-Vo bepaalt wat er gebeurt als om de een of andere reden geweigerd wordt door het ontvangende gerecht om gehoor te geven aan het verzoek. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een betrokken persoon zich beroept op zijn verschoningsrecht of op een verbod om een verklaring af te leggen (art. 14 lid 1 Bewijs-Vo). In lid 1 is sub a geregeld dat de wet van het aangezochte gerecht daarbij maatgevend is, en sub b dat de wet van het verzoekende gerecht wordt gevolgd indien dit is gemeld in het oorspronkelijke verzoek (of wanneer dit evt. door het verzoekende gerecht is bevestigd indien het aangezochte gerecht daar specifiek om heeft gevraagd). Art. 14 lid 2 Bewijs-Vo geeft nog een aantal aanvullende regels voor het weigeren van uitvoering door het aangezochte gerecht, en lid 3 bevat een uitzondering waarom juist niet mag worden geweigerd. Lid 4 legt aan het aangezochte gerecht een termijn van 60 dagen op om het verzoekende gerecht in kennis te stellen van de weigering, maar let op: dit geldt alleen voor de weigeringsgronden van lid 2 en niet die van lid 1!
Zoals gezegd bepaalt art. 10 lid 1 Bewijs-Vo dat het uitvoeren van het verzoek onverwijld of in ieder geval binnen 90 dagen na ontvangst van het verzoek moet zijn gebeurd. Natuurlijk is het denkbaar dat die deadline in voorkomende gevallen niet kan worden gehaald. In dat geval bepaalt art. 15 Bewijs-Vo wat er dan dient te gebeuren.
Art. 17 Bewijs-Vo (dat eerder in deze blog al ter sprake kwam) ziet op de situatie dat er rechtstreeks door het verzoekende gerecht handelingen worden verricht tot verkrijging van bewijs in het land van het aangezochte gerecht. Uiteraard, en zoals eerder opgemerkt, dient het te gaan om gevallen waarin de handeling tot het verkrijgen van het bewijs vrijwillig en zonder dwangmaatregelen kan worden uitgevoerd. Dat is zo bepaald in art. 17 lid 2 Bewijs-Vo. De inzet van dwangmaatregelen is geregeld in art. 13 Bewijs-Vo en natuurlijk worden dan de regels van het land van het aangezochte gerecht gevolgd.
Centraal orgaan
Tot besluit bespreken we art. 3 Bewijs-Vo. Hierin is bepaald dat er een centraal orgaan dient te bestaan in iedere staat die is aangesloten bij de EG Bewijsverordening. De taken van het centraal orgaan worden omschreven in lid 1 sub a t/m c. Met enige fantasie zou je kunnen verdedigen dat het centraal orgaan de functie heeft van een helpdesk. Is er iets niet helemaal duidelijk of gaat er iets mis, bel je het centraal orgaan om een oplossing te vinden. Het centraal orgaan heeft dus niet zozeer een kerntaak maar veeleer een bijrol: het is een hulpmiddel. De verzoeken worden afgehandeld (de uitzondering van art. 17 Bewijs-Vo daargelaten) door of via het aangezochte gerecht en niet door het centraal orgaan. In dat opzicht is de benaming “centraal orgaan” wellicht enigszins misleidend.
Elders in onze LLM Legal-blog vind je een handig stappenplan voor het internationaal verkrijgen van bewijs waarin wij o.a. ook ingaan op het Haags Bewijsverdrag en art. 176 Rv.
