To do-lijsten: de basics

Herken je dit? Je werkt aan een conclusie, tussendoor krijg je een voicemail of een appje van iemand waarop je moet antwoorden, en je neemt je voor om dit te onthouden voor later. Een paar uur later ben je glad vergeten dat je nog moest antwoorden. Vlak voordat je in slaap valt, schiet het je alsnog te binnen en je neemt je voor om het meteen de volgende ochtend af te handelen. De volgende ochtend weet je dat er ‘iets’ was wat je nog moest doen, maar je kunt er niet op komen.

Als jou dit wel eens overkomt, of erger nog: als jou dit bijna dagelijks gebeurt, is deze blog voor jou bestemd. Ik ga in op het nut van het bijhouden van een to do-list en alle bijbehorende do’s en dont’s.

Uit je gedachten en op papier

Het uitgangspunt van werken met een to do-lijst is: als je altijd, zonder uitzondering, de discipline opbrengt om al je taken te noteren, hoef je nooit meer dingen te onthouden voor later. Dat scheelt cognitieve energie en stress. Je hoeft nooit meer naderhand te bedenken “wat was dat belangrijke nog alweer dat ik had moeten onthouden?”. Immers: als je altijd op je to do-lijst kunt vertrouwen hoef je zelf niet meer na te denken. Dat geeft mentale rust en ontspanning.

Iedere keer dat je een taak op je to do-lijst afvinkt, voelt het als een mentale ‘beloning’, een dopaminetrigger. Als je hier handigheid in ontwikkelt, voel je je zelfverzekerder (immers, je maakt geen fouten meer) en geruster.

Hetzelfde geldt voor je agenda. Als je met ijzeren discipline al je afspraken altijd in je agenda noteert, meteen zodra je ze maakt, hoef je je geen dingen meer te herinneren. Ook daarmee creëer je voor jezelf rust en zekerheid. Je kunt je op andere zaken focussen omdat je weet dat je altijd blind op je agenda kunt vertrouwen.

Stel het noteren van taken en afspraken nooit uit, ook niet als je haast hebt. Daarmee doe je afbreuk aan de volledige trefzekerheid waarmee je kunt vertrouwen op je to do-lijst en je agenda. Zelfs al moet je meteen vertrekken, schrijf je desnoods een trefwoord op je hand en noteer je het zo gauw mogelijk alsnog op je to do-lijst of in je agenda.

Is een digitaal of analoog systeem beter?

Wat werkt beter: een analoog systeem (een fysieke to do-lijst en een papieren agenda) of een digitaal systeem (zoals EverNote, OneNote, Outlook)?

Als een analoog systeem jouw voorkeur heeft, prima. Werk dan wel met één to do-lijst en niet met losse post-its. Hoe meer losse onderdelen, hoe meer je kunt kwijtraken. Zorg dan ook dat je je to do-lijst altijd bij je hebt. Hetzelfde geldt natuurlijk voor je agenda.

Een digitaal systeem heeft als voordeel dat je gegevens synchroon blijven via de cloud. Zelf zweren wij bij Microsoft Office 365, alhoewel andere systemen zoals de office suite van Google ook prima zijn.

Je to do-lijst kun je bewerken in een programma zoals OneNote. Doordat alles wordt opgeslagen op de cloud, kun je het ene moment op je desktop of laptop werken, en het andere moment ‘on the fly’ je to do-lijst raadplegen en bewerken op je smartphone. Als je in OneNote in iedere taak CTRL + 1 intoetst, verschijnt er een ‘tick box’ die je kunt afvinken zodra je je taak voltooid hebt. Mocht je het handig vinden, kun je er bovendien met SHIFT + CTRL + 1 een taak van maken die in je taakplanner in Outlook verschijnt.

Voor je agenda zijn veel programma’s geschikt maar wij zweren bij Outlook, omdat je gemakkelijk kunt schakelen tussen je agenda en je e-mail. Outlook heeft ook een ingebouwde takenlijst die je zou kunnen gebruiken als je dat handiger vindt dan OneNote.

Prioriteiten stellen

Naarmate je hoeveelheid taken toeneemt, wordt het belangrijker om prioriteiten te stellen. Hiervoor gebruiken wij het Covey Kwadrant (uit het boek “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap” van managementgoeroe Stephen Covey).

Iedere taak heeft twee eigenschappen:

  • urgent of niet-urgent
  • belangrijk of niet belangrijk

In een kwadrant ziet dit er als volgt uit:

Beroepsopleiding Advocaten bijles repetitor time management Tom Knijp blog LLM Legal

  • Bij iedere taak vraag je je eerst af of deze belangrijk én urgent is. Dit zijn de taken die je normaal gesproken als eerste wilt afronden.
    Voorbeeld: je moet werken aan een conclusie die over een paar dagen af moet zijn.
  • Er zijn taken die weliswaar belangrijk maar niet-urgent zijn. Voor deze taken kun je het beste een specifiek moment op de dag inplannen om ze af te ronden. Het maakt niet zo veel uit dat het nu meteen gebeurt, zolang het maar op gezette tijden gebeurt.
    Voorbeeld: je moet alvast studeren voor een tentamen dat over drie maanden plaatsvindt. Hoewel dit erg belangrijk is (in feite het allerbelangrijkst vanwege het three strikes and you’re out-systeem) zal je af en toe meer urgente zaken moeten laten voorgaan. Als je ruim op tijd begint met voorbereiden, kun je je dit ook permitteren.
  • Onbelangrijke taken lijken meestal heel urgent. Dit vraagt om assertiviteit en ‘nee’ zeggen. Meestal gaat het om interrupties: mensen die je kamer in lopen, binnenkomende telefoontjes, e-mails, appjes.
    Voorbeeld: je bent bezig met je conclusie maar een collega vraagt of je even ergens mee kunt helpen. De beste reactie is dan “ik ben nu druk bezig maar ik kom later vanmiddag even meekijken”.
  • Onbelangrijke taken zijn meestal tevens niet-urgent. Als je merkt dat je hier teveel tijd in steekt, wees je er dan van bewust dat je bezig bent met ‘procrastination’.
    Voorbeeld: de nietjes in je nietmachine zijn op en daarom zoek je een kwartier lang op bol.com naar nietjes in het juiste formaat, waarbij je er achter komt dat er een verschil bestaat tussen 24/8 en 24/6 en je ontdekt dat de handigste zoekopdracht luidt “nietjes 24 6” omdat de zoekfunctie geen / pakt.

In het kwadrant ziet het er dan als volgt uit:

Beroepsopleiding Advocaten bijles repetitor time management Tom Knijp LLM Legal blog

Als je op deze manier prioriteiten stelt, wordt je werk een stuk overzichtelijker. Je weet welke taken in ieder geval niet kunnen wachten, en voor welke je een aantal vaste momenten op de dag (of in de week) inbouwt. En je weet bij welke taken je assertief moet zijn en ‘nee’ moet zegen, en bij welke taken je jezelf betrapt hebt op procrastination.

De bottom line

  • Als je altijd, steevast je taken en afspraken noteert, kun je altijd op je systeem rekenen en hoef je geen dingen meer te onthouden. Dat scheelt cognitieve energie en geeft onspanning.
  • Een digitaal of analoog systeem hangt af van je persoonlijke voorkeur, maar voordelen van digitaal boven analoog zijn: (1) papieren kun je kwijtraken, en (2) je gegevens blijven synchroon via de cloud in je laptop en smartphone.
  • Prioriteiten stellen voorkomt tijdverlies door procrastination, en je planning wordt strakker als je vaste momenten inbouwt voor de belangrijke maar niet-urgente taken.

Deel dit bericht

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print